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这是一次检验服务保障能力的“大考”
——世界青年发展论坛场地保障组工作侧记
来源:新闻中心
日期:2022-07-29
作者:
编辑:王娟

  “办好一场大型活动真的不容易,每一个环节都要提前准备,做好预案。”在顺利完成世界青年发展论坛的交通保障工作后,校办赵培感叹道。

  7月21日至23日,世界青年发展论坛在北京举行。国家主席习近平向论坛致贺信。这场由中华全国青年联合会主办、我校参与承办的全球青年瞩目的盛会,开幕式、全体会议和数字经济主题论坛在我校学术报告综合楼举办,这是学校今年完成校园基础设施改造升级后,迎来的一次检验服务保障能力的“大考”。

周密部署,细化分工

  根据团中央工作部署,我校主要作为场地保障组,承担和参与世界青年发展论坛筹备工作,负责做好开幕式、全体会议和数字经济主题论坛的场地提供、会务现场服务、基础设施保障与应急处置等任务。

  学校高度重视,党委书记倪邦文任场地保障组组长,抓总调度;党委副书记、常务副校长陆玉林任副组长,统筹协调;党委常委、副校长周雄、张泽民带领分管部门制定工作方案、抓好督促落实。

  6月28日,倪邦文主持召开场地保障工作动员会。强调要提高政治站位,统一思想认识,各尽其责,密切配合,相互补台,做好论坛的软硬件保障工作。陆玉林多次主持召开筹备工作推进会,把握关键节点和时间进度,推动各项任务落地落细。

  学校不断调整优化场地保障组的内部工作机构,设立了综合协调联络、嘉宾联络统筹、场地保障和住宿统筹、餐饮保障统筹、网络保障统筹、安保和交通保障统筹、视频技术支持、医疗服务统筹、志愿者服务统筹9个工作小组,细化分工、明晰职责,确保各项工作扎实开展。

协调各方,演练培训

  面对这样的国际盛会,筹备工作千头万绪、涉及面宽、时间急迫、任务繁重。

  学校主动作为,协调各方,与团中央办公厅和国际部、中国青年报社、中国国际青年交流中心等方面反复沟通,多次踏勘论坛场地、梳理工作环节,会商嘉宾联络、论坛场地布置需求、校园环境营造方案、基础设备设施保障、人员车辆进校安排、志愿者招募培训管理等事项。

  “物业会服人员根据会务组需要,多次从3号公寓搬运桌椅布置会场。”总务部徐刚介绍,学校根据相关要求,布置了学术报告综合楼的300人厅、500人厅,以及接待室和媒体采访间等地,“大家不怕苦、不怕累、不讲条件,真诚服务、积极奉献。”他们还提前安排了不间断电源进场,接通会场所有用电设备,确保会议用电安全稳定。

  本次论坛国内国际线上线下参会人数约2000人同时在线,会议网络保障是一个重要的技术难点。从6月20日开始,学校就与论坛的服务商以及导播直播团队进行对接,统筹资源和力量满足网络需求。协调网络服务公司,临时扩容了1G宽带用于会议宽带保障,借用不限流量不限速的无线测试卡作为直播备用。7月20日,在网络测试时,直播推流信号出现不明原因丢包问题,导致直播不稳定。负责网络保障的老师们现场研判原因、调换设备、重新测试,排查解决了这一问题。

  虽然只有短短15分钟的茶歇环节,餐厅一点都没有懈怠。经过实地考察、多番论证、多轮挑选,餐厅特意选购了中式特色的餐具,精心制作了包含4种中点、5种西点、5种饮品的中西式搭配的茶歇。总务部宋晓华告诉记者,“我们想让这次茶歇展现中西文化交融、开放包容发展的特点,以文化互鉴促民心相通。”

  “接待来宾时,目光要注视来宾,面带微笑主动问好……”7月19日,校办黄婷婷给志愿者们进行了服务礼仪培训,“使同学们能够更好地、更加自信地做好论坛服务工作,展现出中国青年学生的朝气。”学校团委选派了10名具有冬奥会志愿服务经历的研究生担任论坛志愿者。除了服务礼仪培训,还组织了岗位职责、外事纪律培训和团队破冰活动等。

  “我们深度参与了会议前期的相关调研和拟定参会嘉宾等筹备工作,并且利用学校对外渠道优势,邀请拉美青年组织参会。”培训中心李雪超介绍,“委内瑞拉统一社会主义党青年团和古巴共产主义青年联盟的第一书记均向论坛录制了视频发言,并安排多名领导班子成员参加会议。”嘉宾联络工作小组按照团中央国际部安排,落实论坛的相关嘉宾联络工作。

  嘉宾联络、环境搭建、场地布置、设备进场、物料搬运、电力保障、空调保障、食宿保障、信号调试、网络扩容、入场指引、人员接待、车辆停放、安全保卫、疫情防控、医疗救护、志愿者培训管理……各工作小组精心准备、多次演练,为论坛的顺利举办做好充足的准备。

接受检验,交满意答卷

  对于每一位参与论坛服务保障工作的团校人来说,大家都很清楚,参与承办世界青年发展论坛是检验学校能否办好重大活动的一次“考试”,而每个参与人的表现都是在“答卷”。

  倪邦文表示,学习习近平总书记在建团百年庆祝大会上重要讲话精神专题研讨班和世界青年发展论坛,这两场大型重要活动先后在我校顺利举办,我们的校园服务保障能力得到了检验,得到了提升,也得到了各方的肯定和认可。

  “每个岗位都在加班加点认真工作,大家以饱满的精神状态和敬业的拼搏姿态,迎接这场全面检验。”在徐刚看来,与会人员的满意,就是对大家辛勤工作和热心服务的最大肯定。

  “第一次参与这种规格和规模的大型会议的网络保障工作,既感到光荣,又感到很有压力。”校办阚淑丽表示,在大家的共同努力下,线上论坛顺畅举行,网络保障工作圆满完成,“论坛圆满结束的那一刻,网络保障人员紧绷的心终于放松下来了。”

  “论坛开幕式当天休会期间,与会人员一边品尝点心,一边愉快地交流,这些美好的画面让我至今印象深刻,”宋晓华告诉记者,“这让参与其中的工作人员和服务员成就感满满。”

  (党群工作部供稿)

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